SOS+ ile Sunduklarımız

Zaman Yönetimi, özyönetim becerisidir. Zamanı hedefler, sorumluluklar, hobiler arasında dengeli paylaştırılarak sosyal yaşam, aile yaşamı, özel yaşam ve iş hayatıyla ilgili faaliyetleri etkili ve verimli planlanarak gerçekleştirilmesi demektir.

“Zaman kavramı, daha önce gerçekleşen ve bundan sonra gerçekleşecek olayların ardışıklığının düşüncemizde yarattığı başı ve sonu bilinmeyen soyut bir kavramdır.” Elle tutulmaz, borç alınıp verilmez, gözle görülmez, biriktirilemez. Zamanın yerine konulması, geri döndürülmesi, yenilenmesi ya da satın alınması mümkün değildir.

Zaman, objektif (gerçek) ve sübjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayrılabilir. Objektif zaman, ölçülebilen ve gözlenebilen saat ya da takvim zamanıdır. Sübjektif zaman ise ölçülmesi ve değerlendirilmesi zor, kimine göre hızlı kimine göre yavaş geçen; kimine göre kıt kimine göre çoktur.

Zamanı yönetmek demek kişinin kendisini, etrafını ve yaşamı yönetmesi demektir. Yaşam anlardan oluşur. Anların bütünü ise zamandır. Yaşamı değerli kabul ediyorsak, onu oluşturan anların da değerli olduğunun farkına varmamız gerekir. Başarılı ile başarısız kişi arasındaki tek fark sahip oldukları zaman değil, bunu nasıl kullandıklarıdır. Zamanın biriktirilemez ve geri döndürülemez niteliği onu önemli kılar; anlamlı ve başarılı bir yaşam için, zamanın etkili yönetilmesi gerekir. Zaman tüm insanlığa bahşedilmiş en adaletli kavramdır. Hepimizin günü 24 saattir. Zaman, yaşam süremiz boyunca bize verilmiş bir armağan, bir kaynaktır.

Boş zaman yoktur; boşa geçirilmiş zaman vardır. İnsanların zamanı boşa harcamasının en önemli nedeni, bu konudaki bilgi ve bilinç eksikliğidir. İnsanların çoğu zamanın denetim altına alınması gerektiğinin bilincinde değildir. Yaşamda başarıya ulaşmak için gerçekte ne kadar az zamanımız olduğunu hiç düşünmeyiz. Boşa harcadığımız zamanın ne kadar olduğunu hiç hesap etmeyiz. İnsanların çoğu zamanı yönetme konusunda bilinci, sistemi ve stratejisi yoktur. Bu nedenle önce farkındalığımızı artırmamız, ardından kendi zamanımızı tanımlamamız gerekir. Zamanımızı neye harcıyoruz? Bu sorunun cevabını mutlaka düşünmeliyiz.

İnsanın işine, ailesine, sosyal yaşamına ve kendisine ait sorumluluklarını etkinlikle yerine getirmesinin yaratacağı doyum ve başarı duygusu en önde gelen kazançtır. Zaten sınırlı kaynakların ve zamanın bilinçli kullanılması üretkenliğin ve performansın artması, kariyer basamaklarında yükselme, kişisel gelişime zaman ayırma, kendine güven gibi sonuçları doğuracak ve bu sonuçlar da maddi ve manevi tüm kazançları beraberinde getirecektir. Başarılı insanların ortak özelliği zamanı gerçekten etkili kullanabilme becerilerinde yatar.

İş hayatı sürekli bir yarışı gerektiriyor. Kalitede rekabet, inovasyonda rekabet, maliyette rekebet, her aşamada rekabet. Sürekli değişen çevre koşullarına uyum sağlayabilmek; piyasayı, rakipleri, müşterileri iyi analiz edebilmek; müşteri istek ve ihtiyaçlarını algılayarak, yerine getirmek âdeta zamanla yarışmak demektir. İşletmeler verimlilik ve kalite hedeflerine ulaşabilmek için kıt kaynakları en etkili biçimde kullanarak en fazla ürünü kaliteli üretmek ve zamanında müşteriye ulaştırmak durumundadır. Zaman, en önemli kaynak kabul edilmelidir. Bu nedenle zaman yönetiminin en fazla gerektiği alan iş hayatıdır. Zamanın değerini bilen kuruluşlar, rekabette öne geçer.

Bir günün ya da işgününün hangi faaliyetlerle geçirildiğini kaydederek işe başlamak gerekir. Yapılan genel hesaplamalara göre, hayatımızın;

• % 32’sini uyuyarak
• %20’sini çalışarak
• %10’unu yemek yiyerek
• %9’unu seyahat ederek
• %8‘ini kişisel bakımla
• %8’ini öğrenerek
• %7’sini bekleyerek
• %6’sını diğer faaliyetlerle geçiririz.

İş hayatında başarıya ulaşmak için oldukça az süremizin bulunduğu görülüyor. İş ortamında geçen süre çalışma, telefonlar, toplantılar, misafirler, iş görüşmeleri, yemek, çay, kahve sohbetleri, gazete, dergi, evrak vb. okumak, internette dolaşmak, e-postaları okuyup yanıtlamak, beklemek gibi uğraşlarla geçer. Öncelikle zamanımızı neye harcandığımızı kaydetmeliyiz. Bu kaydı bir çizelgeye kaydetmeli, daha sonra analiz ve değerlendirmesini yapmalıyız.

Yapılan işlerin analiz ve değerlendirmesi için değişik yöntemler uygulanabilir. Örneğin öncelikle her saat ya da yarım saatte bir;

• Ne iş yaptığınızı,
• Hangi sürede yaptığınızı,
• Zamanı uygun seçip seçmediğinizi kaydedersiniz. Daha sonra,
• Doğru iş seçimi yapıp yapmadığınızı,
• Bu işleri önem ve aciliyet sırasına göre seçip seçmediğinizi,
• En uygun sürede ya da kaliteden ödün vermeden en kısa sürede yapıp yapmadığınızı,
• İşinizi nelerin engellediğini veya kolaylaştırdığını,
• Gerekli beceriler ve araçlar edinebilseydiniz daha etkinlikle ve daha kısa sürede yapıp yapmayacağınızı analiz edip değerlendirmektir.

Ayrıca işimizi engelleyen olayları kaydedeceğimiz günlük engellenme çizelgesi tutarak, daha etkin olma imkânı elde etmek mümkündür. Bunları analiz ederek bizi nelerin engellediğini ve engelleri giderme yolunda neler yapabileceğimizi saptayabiliriz. Böylelikle zamanı tüketenler ya da başka bir deyişle, zaman hırsızlarına karşı mücadele edebiliriz.

Zamanımızı biz fark etmeden tüketen pek çok etken, bir başka ifadeyle zaman hırsızı vardır. Bunların başında,

• Plansızlık,
• Öncelikleri belirleyememek,
• İşleri ertelemek, gelir.

Diğerleri ise şunlardır;

• Kırtasiyecilik,
• Rutin ve gereksiz işler,
• Gereksiz telefonlar,
• Acelecilik,
• Tembellik,
• Kararsızlık,
• Beklenmedik misafirler,
• Gündemsiz ve verimsiz toplantılar,
• Teknik aksaklıklar,
• Yetki delege edememek,
• Dağınık masa ve büro düzeni,
• Kaybolan şeyleri aramak,
• Açık kapı politikası,
• Hayır diyememek,
• Kendini gereğinden fazla işe adamak,
• Dikkat eksikliğidir.

Zaman hırsızları ile başa çıkmada temel rehberimiz amaçlarımız ve sorumluluklarımızdır. Hedef belirleyerek çalışma ve yaşama alışkanlığını elde edememişsek, zaman hırsızlarının farkına bile varamayız. Böylece bize yaşamımızla birlikte verilen bu değerli armağan, yani zamanımız kum tanecikleri misali elimizden akıp gider. Bu nedenle yapılacak ilk iş zaman bilinci edinip amaç ve hedeflerin belirlenmesidir. Daha sonra önceliklerimizi saptamamız gerekir. Etkili zamanlama için ipuçları aşağıda veriliyor:

• Hedeflerin belirlenmesi,
• Önceliklerin belirlenmesi,
• Ertelenen önemli işledin halledilmesi,
• Olumlu ve geliştirilmesi gereken özelliklerin belirlenmesi,
• Masanın ve mekânın düzene sokulması,
• Kararların ivedilikle ve yerinde verilmesi,
• Günlük plan yapılması,
• İşlerin bir kısmının devredilmesi,
• Her çalan telefona koşulmaması,
• Telefonda etkin konuşmanın öğrenilmesi ve gerektiğinde e-posta kullanılması,
• Gündemli ve verimli toplantılar yapılması,
• Ziyaret saatlerinin belirlenmesi,
• Teknik aksaklıkların en aza indirilmesi amacıyla bakım planlaması uygulanması,
• Hayır demenin elli yolunun keşfedilmesi.

Toplumun ve çevrenin bilinci bu konuda etkilidir. Okumak, başarılı insanları gözlemek ve eğitim çok önemlidir. Ancak zaman yönetimi bireysel bir konu olduğundan, her şey kişiye bağlıdır. Başarılı zaman yönetimi için tek bir araç gerekli ve yeterlidir. Bu da kişinin kendisidir ve öncelikle buna zihnen hazır olmalıdır. Kişi, başarma isteği varsa, kendine güveniyorsa, değişim isteği ve mücadele arzusu varsa, gerekli bilgileri edinmişse ve yılmadan uygulamaya devam ederse bu konuda inanılmadık sonuçlar elde edebilir.

Şu düşüncelerden kesinlikle kurtulmak gerekir;

• Bu toplumda organize olmak mümkün değil,
• İşleri hafife alıp, “nasıl olsa yaparım” düşüncesi,
• Mükemmeliyetçilik,
• Kaygı ya da kendine güvensizlik,
• “Zaman yönetilemez, bu teknikler bana göre değil” gibi önyargılar,
• “Bırakın da hayatımızı yaşayalım” düşüncesi.

Plan bir karardır, kararlar bütünüdür, sonuçtur. Planlama ise geleceğe ilişkin öngörüde bulunma sürecidir. Bu süreçte geleceğe ilişkin olaylar, zihnen önceden tasarlanır. Planın mutlaka yazılması ve şu soruların cevaplarını vermesi gerekir;

• Ne yapılacak?
• Ne zaman yapılacak?
• Nasıl yapılacak?
• Nerede yapılacak?
• Neden yapılacak?
• Kim tarafından yapılacak?
• Hangi sürede yapılacak?
• Hangi maliyetle yapılacak?

Kısaca 5N, 1K, 2H dersek, akılda kalması kolaylaşır. Planlar kısa, orta, uzun vadeli yapılabilir. Önemli husus, bu planlar arasındaki uyumdur. Gündelik yapılan işlerin bizi uzun vadeli planlarımıza yaklaştırması gerekir.

Planlama sürecinin bir analiz ve değerlendirme süreci olduğu unutulmamalıdır. Önce genel, sonra ayrıntılı planlar yapılmalıdır. Planın gerçekleşmesi izlenmeli, değerlendirilmeli ve gerekli düzeltmeler zamanında yapılmalıdır.

Zamanı planlamanın dört basit adımı vardır.

1. Olası işleri belirleyin,
2. Mevcut zamanı belirleyin,
3. Karşılaştırma ve eşitleme yapın,
4. Zaman planınızı kesinleştirin.

Günlük planın kapsamında genellikle bir önceki günden kalan işler, o gün için önceden planlanmış işler, düzenli yapılması gerekenler, yeni işler, hiç hesapta olmayan işler, randevular, telefonlar, yazışmalar yer alır. Ajanda kullanmak önemli yarar sağlar. Ajandamız sürekli yanımızda bulunmalıdır. Aşağıda bir günlük plan örneği veriliyor: Günün önceden planlanması gerekir. En iyi yol, güne başlamadan veya bir önceki akşamdan günü planlamaktır. Bu iş için 10 dakika yeterlidir. Günün sonunda mutlaka günün değerlendirmesi yapılarak, ertesi günün planı yapılmalıdır.

Bu konuda aşağıdaki öneriler yol göstericidir;

• İşinize yaramayan her şeyi çöpe atın ya da işine yarayacağını düşündüğünüz başka birine verin,
• Atmadığınız ya da vermediğiniz her şeyi dosyalayıp kaldırın,
• Masanızda yalnızca o an yapacağınız işi bulundurun,
• Tek seferde tek iş yapın,
• Bitirme zamanını belirleyin,
• İlk önce sıkıcı ama önemli işi yapın,
• Başladığınız işi bitirin,
• Mutlaka ajanda kullanın,
• Güne erken başlayın,
• İyi bir sekreter bulun,
• Ofisinizde dikkat dağıtıcı hususlara yer vermeyin,
• Zaman tasarrufu sağlayan araçlardan yararlanın,
• Telefon kullanma biçiminizi değiştirin,
• Olumsuz duygulardan kurtulun, kendinizi motive edin,
• Kendinizi ödüllendirin,
• İşleri başkalarına da anlatın,
• Yetki devredin,
• Önceliklerinizden asla taviz vermeyin.

Öncelikleri bilme ve sıralama becerisi, amaca yönelik çalışma ve planlama becerisinin bir sonucudur. Amacımız ve ne için mücadele ettiğinize ilişkin bir fikrimiz varsa önceliklerimiz de var demektir. Ancak çoğumuz;

• Hoşlanmadıklarımız yerine hoşlandıklarımızı,
• Uzun süren yerine çabuk biteni,
• Zor yerine kolay geleni,
• Bilmediğimiz yerine bildiğimizi,
• Karmaşık yerine rutini,
• Önemli yerine acili,
• Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının istediğini, yapma eğilimindeyizdir.

Oysa ki öncelikleri bilmek demek;

• Önce önemli işlerle uğraşmak,
• Sonra aciliyet taşıyanlara bakmak,
• Belli bir zaman diliminde tek bir işe odaklanmak,
• Amaçların rehberliğinden ayrılmamak,
• Başkaları tarafından yapılabilecek işleri belirlemek ve devretmek,
• Bilgi ve becerilerimizi sürekli geliştirmek,
• Ailemize, sosyal çevremize ve hobilerimize zaman ayırmak.

Bu konuda ABC Analizinden yararlanılabilir.

ABC Analizi, işleri A/Çok Önemli, B/Önemli, C/Rutin işlere ayırmak, ayrıca aciliyet taşıyanları yine bu kategori çerçevesinde değerlendirmek demektir. Örneğin acil iş, rutin bir işse bizim için asla önemli bir işin önüne geçmemelidir. Başkaları tarafından yapılabilir.

Çok önemli işler, kullanılan zamanın %15’ini alır ancak faaliyetler arasındaki değeri %65’dir. Bu işler yaşam kalitesi üzerinde kalıcı etki yaratır. Oysa ki rutin işlerin faaliyet değeri %15 olmasına karşılık, zamanın %65’ini alır. Önceliklerin belirlenmesi ve uygulanmasında, ABC Analizi doğrultusunda;

• Bütün işlerin ayrıntılı listesini oluşturun,
• Bunların önem derecesini belirleyin,
• A, B, C olarak sıralayın.

1. A’lar üzerinde yoğunlaşın,
2. B’leri delege edin,
3. C’leri atın (sizin işiniz değildir).

Bu konuda dosya sistemi oluşturmak yararlıdır. Acil ve çok önemli işleri her zaman ayrı bir dosyada muhafaza etmek gerekir. Ayrıca projelerle, kendinizi geliştirmeyle, yeni fikirlerle ilgili dosyalarınız olsun ve bunları güncel tutun.

En iyi zaman kişinin günlük enerji ve verimlilik düzeyinin belirlenerek, önemli ve karmaşık işlerin bu zaman diliminde yapılmasını ifade eder. Kendimize bir enerji haritası çizmeli ve gün içinde en üretken çalışabileceğimiz zamanı, en etkin biçimde kullanmalısınız. Günlük enerji düzeyimiz vücudumuzun biyolojik ritmidir ve biyoritm olarak da adlandırılır. Herkesin biyoritmi farklı farklıdır, bunun yanı sıra işgününün ilk saatleri genellikle 8.00-11.00 arası daha verimli kabul edilir. Öğleye doğru enerji düzeyimiz azalır. Daha sonra saat 15.00 dolaylarında tekrar yükselir.

Yetki devri zorunludur ve öğrenilmesi gereken bir beceridir. Önemli işlere zaman ayırabilmek, kendimizi geliştirmek, çalışanlarımızı geliştirmek, motivasyonu yükseltmek ve onların bilgisinden daha fazla yararlanmak için yetki devretmek gerekir. Yöneticilik görevinizde eve iş götürüyorsanız, yönettiğiniz kişilerden daha fazla çalışıyorsanız, ayrıntılarla ve rutin işlerle vakit harcıyorsanız, sık sık başkalarının sorularına cevap vermek, onlar yerine karar almak durumunda kalıyorsanız, acilen yetki delege etmeniz gerekiyor demektir. Yetki devrindeki kurallar şunlardır:

• Devredeceğiniz işi/işleri belirleyin,
• Devredeceğiniz kişiyi/kişileri seçin,
• Amacı belirleyin,
• Nasıl yapılacağını saptayın,
• Tamamlanma tarihini verin,
• İşi siz yaparken onların gözlemlemesine olanak tanıyın,
• Onlar yaparken yönlendirin,
• En iyi ben yaparım saplantısından kurtulun,
• Sorularına cevap verin ancak karışmayın,
• Kontrol hakkınızı kullanın,
• Sorumluluğu paylaştığınızı bilin,
• Yöntem farklılıklarını kabullenin,
• Art niyet yoksa hataları kabullenin,
• Hatalardan öğrenen bir sistem kurun,
• Yetki devrederek tasarruf ettiğiniz zamanı iyi kullanın. 

Yetki devretmek kolay görünmesine rağmen, uygulamada zor gerçekleşen bir konudur. Bu zorluk hem yetki devreden hem de yetkiyi devralan açısından söz konusudur. Yetkiyi devreden işin kontrolünü kaybetme, hatta işi kaybetme korkusu yaşayabilir. İşin gerektiği gibi yapılamaması, riski de beraberinde getirir. Yetki devretmek uzun vadeli bir bakış açısı gerektirdiğinden, bu alışkanlığın edinilmesinde zorluklar yaşanır. Yetki devri önemli bir yönetim becerisidir ve zaman yönetimi açısından zorunludur.

Hayatı yaşamaya değer kılmak için, zaman olarak verilen bu değerli hazinenin farkına varmamız gerekir. Etkili kullanılan zaman, etkin bir zihnin göstergesidir. “Gençler bilebilse, ihtiyarlar yapabilse” özdeyişi ne kadar doğrudur. Zamanı erken yaşlardan itibaren akıllıca kullananlar, anlamlı ve başarı dolu bir yaşamla ödüllendirilir. Zamanı kontrol etmek, hayatı kontrol etmektir. Ancak unutmamamız gereken 40/60 kuralı vardır. Bu kural şudur: Zamanı ne kadar etkinlikle planlarsak planlayalım, ancak %60’ını kontrol edebiliriz. Kalan %40 asla kayıp değildir.

Zamanı kullanmak işkolik olmak demek değildir. Aksine kişi için anlamlı işlere zaman bulabilmek, hayatı dolu dolu yaşamak demektir. Dolayısıyla yalnızca iş hayatında uygulanacak bir yöntem de değildir. Dengeli ve doyurucu bir yaşam için, hayatın tüm alanlarında geçerli, bütünsel bir sistemdir. Zaman hırsızlarına karşı bilinçli olmalı, gerektiğinde hayır demeyi öğrenmeliyiz. Hayatta küçük şeylere “hayır” deme cesareti göstermek, büyük şeylere “evet” deme gücü verecektir.